Comment mieux organiser votre vie de travail ou d’études

 

 

Un dossier à rendre pour demain 8h ? Toujours à la bourre ou dépassé par les échéances … Je vous présente aujourd’hui quelques techniques et outils pour mieux vous organiser, que vous soyez professionnel ou étudiant.

I – L’agenda

Avoir un agenda c’est la base. Mais en posséder un ne suffit pas!

Vous devez prendre comme réflexes de systématiquement y inscrire toute tâche, activité, cours ou réunion dès que vous en prenez connaissance.

Vous devez également le parcourir quotidiennement. Un agenda qui prends la poussière, ça ne sert à rien.

L’agenda papier

Si vous choisissez l’agenda papier, il est généralement plus efficace de prendre un agenda semainier. D’un coup d’œil vous avez ainsi devant vous les différentes échéances de la semaine, pas besoin donc de feuilleter pour savoir ce qui se passe après-demain.

Un agenda semainier

Le grand risque des agenda papier journaliers, c’est de ne jamais prendre de l’avance car vous n’avez pas devant les yeux vos échéances plus lointaines que demain… Autant dire que ça risque fortement de provoquer des sueurs froides à la découverte d’un gros travail à rendre qui aurait pu être facilement anticipé.

Un agenda journalier

L’agenda numérique

L’agenda numérique possède 3 avantages par rapport à l’agenda papier:

  • Les événements peuvent être plus facilement créés/dupliqués/supprimés
  • Il est accessible sur votre ordinateur, mais aussi sur votre smartphone
  • Il est connecté: il peut vous envoyer des notifications, et être branché à d’autres systèmes.

L’agenda numérique gratuit le plus utilisé et le plus simple d’utilisation, c’est Google Calendar.

Google Calendar en mode visualisation par semaine

💡 Quelques astuces Google Calendar :

Organiser des sous-agenda :

Vous pouvez créer plusieurs sous-agenda avec des couleurs propres pour obtenir un rendu visuel plus clair entre vos types de tâches. Ils seront tous disponibles sur votre interface. Typiquement: un agenda « Cours », un agenda « Révisions », « Sport », « Association » etc…

Pour créer un sous-agenda -> Cliquez ici <-

Synchronisez votre agenda sur votre mobile :

Vous avez créé votre Google agenda? Bravo! Mais vu le temps que vous passez sur votre smartphone plutôt que sur votre ordinateur … il vaut mieux y avoir accès directement sur votre mobile.

Pour cela 2 options:

  • Téléchargez l’application Google Calendar – activez la synchronisation
  • Synchronisez votre Google Calendar avec l’agenda natif de votre téléphone! hé oui, c’est possible sur tous les téléphones dans « ajouter un compte » > « Google ». Ça y est.. vous êtes connecté(e)!

 

II – La to-do list

Un agenda c’est la base, c’est déjà bien. Mais si vous avez des projets de taille importante comme un mémoire ou un gros dossier à rendre il faudra le découper en tâches plus petites.

Pourquoi découper ses grands projets (mémoire, dossier …) en sous-tâches:

  • Un grand projet décortiqué est bien moins angoissant à envisager une fois découpé
  • Les sous-tâches peuvent ainsi être réparties dans le temps, et cela aide à prendre de l’avance
  • Dans le cadre d’un travail de groupe, elles peuvent être facilement réparties
  • Vous pouvez ainsi voir votre progression : ce qui est fait, et ce qui est encore à faire

La to-do list version papier

Tout comme l’agenda, la to-do list peut être au format papier. Une feuille A4, un tableau effaçable, peu importe, ce qui compte c’est des catégories et des bullet-points.

Comme je suis sympa et que je sais que vous avez besoin d’un coup de pouce je vous ai fait un template à imprimer ❤️ -> Cliquez ici <-

Cadeau de Junior Experts

la to-do list version connectée

Tout comme l’agenda, certains préfèrent la version papier, mais parfois, l’avoir en version connectée peut présenter certains avantages.

  • Disponible sur votre ordinateur comme sur mobile
  • Peut être connecté directement à votre agenda ou d’autres services

L’outil gratuit le plus avancé en cette matière c’est Trello. Comme vous aurez la flemme de lire la documentation, je vous ai fait un template de To-do list -> Cliquez ici <-  (copiez-le sur votre espace, travaillez pas sur celui-là 😉)

Ce tableau est construit sur une adaptation (lointaine j’en conviens) de la méthode Agile. Dans les grandes lignes, cette méthode de gestion de projet adopte une approche empirique, permettant de gagner en souplesse, en clarté et en rapidité, on en reparlera dans mon prochain article sur les travaux de groupes !

Petit mode d’emploi de Trello – niveau 1

Sur Trello vous créez tout d’abord un tableau, qui est votre interface.

Dans ce tableau vous allez créer des listes correspondant à des stades d’avancée (tâches terminées, tâches à faire) et/ou des projets (Dossier, projet etc..) :

Exemple de tableau avec des listes vides

Ensuite dans chaque liste vous allez créer des cartes qui sont vos tâches plus ou moins précises :

Exemple de liste composée de cartes

Ensuite, en cliquant sur les cartes vous avez accès à pleins d’options super utiles comme des étiquettes pour un rendu visuel, intégrer du texte, liens, images pour du détail, et des listes de sous-tâches à remplir.

Le détail d’une carte

Au final, vous avez des listes claires, et vous suivez ce qu’il vous reste à faire avec des aides visuelles:

Exemple de liste avec des tâches claires

Si vous êtes arrivé jusqu’ici, vous êtes déjà pas mal parti pour être sacrément efficace, Bravo !

C’est bien tout ces trucs mais ça prend du temps …

C’est sûr qu’écrire sur son agenda toute ses activités et construire un tableau avec les tâches qu’on doit faire ça prends un certain temps.

Mais les quelques dizaines de minutes par semaine consacrées à votre organisation vous apportent finalement un gain de temps. D’une part vous saurez clairement ce que vous avez à faire, plus besoin de chercher partout, d’autre part cela vous apportera une certaine sérénité et un moindre stress face à des travaux de taille importante.

Et un fois sur votre téléphone, vous pouvez toujours faire ça à ce moment là …

 

III – Connecter votre agenda et votre to-do list :

Vous avez un agenda Google et un tableau Trello pour vos to-do list mais ils ne sont pas reliés, ça vous fait donc perdre parfois du temps d’écrire deux fois les même choses… C’est fini!

Avec l’outil gratuit Zapier vous pouvez connecter les 2 pour gagner encore plus de temps sans devoir enchaîner des lignes de codes.

Premièrement, créez-vous un compte Zapier (gratuit)

Ensuite découvrez ici la liste de connexions qui peuvent vous intéresser: -> Cliquez ici <-

Vous aurez besoin pour cela de vous connecter avec votre compte Google sur lequel est présent votre agenda, ainsi que votre compte Trello.

Ensuite vous aurez le choix entre plusieurs options: soit à chaque fois que vous créez un événement agenda cela crée une carte, soit à chaque fois que vous créez une carte trello avec une date limite cela crée un événement dans votre agenda. Pour ma part, j’ai choisi la deuxième option.

Une fois créé, votre Zap reliera vos deux outils toutes les 5 minutes ! Et là, vous allez pas me dire que ça vous fait pas gagner du temps !

Prochain épisode : Comment mieux travailler en groupe !

Si ça vous intéresse je pourrai faire des focus sur les fonctionnalités de Trello, Google Calendar ou Zapier, dites nous dans les commentaires!

 

Tancrède Simonin

Président de Junior Experts

Etudiant – entrepreneur Programme Pépite

 

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